De opvolgende confrater zal zijn collega per aangetekend
schrijven moeten verwittigen zodat deze laatste de overdracht
kan voorbereiden. Op het moment van de overdracht dienen beide
partijen (uittredend confrater en zijn cliënt of nieuwe confrater)
een gedetailleerde inventaris van de overgedragen stukken (diskettes
met boekhoudgegevens, facturen, B.T.W.-aangiftes, fiscale aangiftes,
...) te ondertekenen.
Bij de overdracht van een dossier is de erkende boekhouder
onderworpen aan bepaalde regels. Zo is het achterhouden van documenten
( = retentierecht) strikt verboden (ook al zijn alle honoraria
nog niet betaald). Een geschil kan voorgelegd worden aan de verzoeningscommissie
van het Beroepsinstituut.
Over het retentierecht publiceerde het Beroepsinstituut een gedetailleerd artikel :
Op dit vlak is artikel 11. en 17.van het Reglement van plichtenleer van het BIBF duidelijk: alle documenten, eigendom van de klant, moeten onverwijld overgedragen worden aan de klant of de opvolgende confrater. De opvolgende confrater moet zijn klant aansporen de openstaande facturen inzake honoraria van zijn voorganger te betalen.
Wat verstaat het BIBF onder "boekhoudkundige stukken van de cliënt" of "intellectuele arbeid van de boekhouder".
Vooraleer dieper op deze vraag in te gaan, dient opgemerkt te worden dat het achterhouden van documenten in de meeste gevallen gepaard gaat met een betwisting of een niet-betaling van honoraria door de cliënt.
Vaak leidt dit soort conflicten tot een stopzetting van de boekhoudactiviteiten door de boekhouder of tot een verzoek van de cliënt aan de boekhouder om zijn werkzaamheden stop te zetten en alle boekhoudkundige stukken uit zijn dossier terug te krijgen.
De recuperatie van documenten kan gebeuren hetzij rechtstreeks via de cliënt, hetzij door toedoen van de nieuwe boekhouder die over een mandaat en een volmacht beschikt.
De verschillende situaties die dit verzoek kunnen voorafgaan, moeten geval per geval nader worden bekeken. Er dient evenwel opgemerkt te worden dat geen enkele voorgeschiedenis het achterhouden van documenten door de vorige boekhouder (overlater) kan rechtvaardigen, welk argument ook wordt ingeroepen inzake onbetaalde erelonen.
Er kan immers in geen geval sprake zijn van enige compensatie tussen de betaling van achterstallige erelonen en het overhandigen van het boekhouddossier. De cliënt blijft eigenaar van zijn dossier en moet het kunnen recuperen zonder schrik te moeten hebben voor de eventuele gevolgen wanneer zijn boekhoudkundige stukken door de boekhouder worden weerhouden (administratieve boete, ambtshalve taxatie).
In dit opzicht bevestigen tal van boekhouders dat zij zich kanten tegen het minste recht op retentie van de stukken van de cliënt. Maar zij vergeten de kern van het probleem, namelijk de discussie omtrent de inhoud van de begrippen "boekhoudkundige stukken van de cliënt" of "intellectuele arbeid van de boekhouder".
1. Het probleem van het retentierecht moet vanuit drie verschillende invalshoeken worden bekeken
1.1. De algemene houding van elke boekhouder BIBF in de uitoefening van zijn beroep
Het Reglement van plichtenleerzegt duidelijk in artikel 4 "dat de boekhouder BIBF zijn beroep moet uitoefenen met de vereiste kekwaamheid, eerlijkheid en waardigheid en dat hij over de nodige onafhankelijkheid dient te beschikkenen, die een vrij beroep kenmerkt, om zijn beroep uit te oefenen volgens de voorschiriften van de plichtenleer".
In artikel 16 wordt daaraan toegevoegd dat de boekhouder BIBF gehouden is tot wederzijdse hulp en hoffelijkheid tegenover zijn confraters en dat hij zich moet onthouden van elke houding of handeling die een confrater schade kan berokkenen. .
Uit deze artikelen blijkt duidelijk het "fair play"- klimaat dat onder de boekhouders BIBF moet heersen, en meer algemeen onder alle confraters, ook deze van de andere instituten die gerechtigd zijn om boekhoudkundige activiteiten uit te oefenen voor derden.
Dit klimaat van "fair play" overstijgt elke rigiditeit en legt duidelijk de nadruk op een geest van verzoening. De conflicten zijn immers meestal nutteloos en wat ook de uitkomst ervan is, ze beschadigen onrechtstreeks de reputatie van de boekhouder door de teneur van de ingeroepen argumenten.
1.2. Het contact met de cliënt
In het kader van een stopzetting van activiteiten voor rekening van de cliënt, onderstreept de plichtenleer de noodzakelijke ijver en de afwezigheid van enig retentierecht in hoofde van de boekhouder. Artikel 11 laatste lid bepaalt dat "de boekhouder BIBF ertoe gehouden is alle boeken en bescheiden die toebehoren aan de cliënt, onverwijld terug te bezorgen, wanneer deze er om verzoekt".
1.3. Het contact met de confrater (BIBF, IAB, IBR), opvolger in het kader van een dossier.
Naast het noodzakelijk voorafgaand contact met de confrater en onafhankelijk van eventuele problemen die bij deze gelegenheid ontstaan, versterkt artikel 17 van het Reglement van plichtenleer de uitsluiting van enig retentierecht uit hoofde van de boekhouder. Daarin wordt bepaald dat "de voorganger onverwijld alle documenten, eigendom van de cliënt, alsmede deze die kaderen in de wederzijdse hulp en hoffelijkheid, ter beschikking moet stellen van de cliënt of van zijn opvolgende confrater."
Onder de documenten, waarvan de teruggave kadert binnen een confraternele geest, bevinden zich ondermeer de werkdiskettes van de voorganger. Hierdoor zal de nieuwe boekhouder niet opnieuw de omslachtige incodage moet verrichten en kan hij gemakkelijker de gewenste inlichtingen visualiseren.
Wanneer de boekhouder zich hiertegen verzet omdat hij deze als noodzakelijk bewijs wil bewaren voor het geval de cliënt de waarachtigheid van de tekstuele verwerking van de verrichte arbeid betwist, kan worden tegengeworpen dat de inhoud van een inventaris in dubbel (twee originelen), gedagtekend en ondertekend door elke partij (artikel 17), hem een voldoende bewijs levert bij mogelijke betwistingen van die aard.
Het is overigens duidelijk dat onafhankelijk van de overhandiging van alle stukken en officiële documenten in het kader van de boekhoudkundige en fiscale verplichtingen, de boekhouder een bijkomende veiligheidsdiskette kan bewaren voor de wettelijke duur van bewaring van de stukken door de cliënt (zie verder onder 2.2.)
2. Discussie over de inhoud van de begrippen "boekhoudkundige documenten van de cliënt" en "intellectuele arbeid van de boekhouder".
2.1. De boekhoudkundige documenten van de cliënt
Hiermee wordt verwezen naar de facturen en allerlei stukken (boeken en bescheiden, zien artikel 11.) die door de cliënt werden overhandigd aan de boekhouder teneinde zijn opdracht te vervullen.
Bovengenoemde documenten worden geacht, overeenkomstig de wet, in het bezit te blijven van de cliënt (bv. maatschappelijke zetel van de vennootschappen). De overdracht van deze stukken aan de boekhouder is dus enkel tijdelijk.
De boekhouder mag bijgevolg niet beschikken over deze stukken die, naast het feit dat ze niet tot zijn eigendom behoren, om geen enkele reden langdurig in zijn bezit mogen blijven. (zie 2.2.)
2.2. Officiële documenten opgesteld door de boekhouder op basis van stukken en objectieve inlichtingen overgemaakt door de cliënt en uitsluitend betreffende de cliënt.
2.2.1. Overhandiging van alle documenten aan de cliënt
Balansen, jaarrekeningen, belastingaangiften, BTW-aangiften ... al deze officiële documenten en de ermee verwante stukken (overzichten, lisitngs, ...) worden ook de eigendom van de cliënt.
Een aangifte of een boekhouding, opgesteld en voltooid op basis van gegevens afkomstig van de cliënt, vindt enkel zijn bestaansreden in en heeft slechts waarde door de betrokkenheid ervan met de gegevens afkomstig van de cliënt.
Ook al omvatten de documenten tevens de intellectuele arbeid van de boekhouder, dan nog heeft hij geen bezitsrecht op deze stukken die enkel bestaan door het exclusieve verband ervan met de cliënt.
2.2.2. Archiefdiskette
Onafhankelijk van de overhandiging door de boekhouder van alle uitgevoerde werken (mits inventaris), en na overhandiging van de werkdiskette aan zijn opvolger, zal de boekhouder een bijkomende zekerheid inbouwen door een dubbel van zijn werkdiskette te bewaren teneinde elke vernietiging van stukken in hoofde van de cliënt te voorzien. Wetende dat een inventaris werd opgemaakt ter zijner ontlasting, is dit geen bewijskrachtige boekhouding in de ogen van de administratie.
Het is duidelijk dat deze diskette in geen geval zal kunnen gebruikt worden tegen zijn cliënt, gezien het beroepsgeheim waartoe de boekhouder gehouden is.
2.2.3. Duur van de bewaring van de documenten
- Bewaring van de boeken (1)
De ondernemingen en pensioenfondsen zijn ertoe gehouden hun boeken te bewaren gedurende 10 jaar vanaf 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting ervan. (Art. 9 -wet 7 juli 1975; M.B., 4 september 1975; K.B. 19 april 1991; M.B., 22 juni 1991).
- Bewaring van de bewijsstukken (1)
De verantwoordingsstukken worden methodisch opgeborgen en 10
jaar bewaard, in origineel of in afschrift.
Deze termijn van 10 jaar wordt verminderd tot 3 jaar voor de stukken
die geen bewijs moeten leveren tegen derden. (Art. 6 wet -17 juli
1975; M.B., 4 september 1975; K.B. 19 april 1991; M.B. 22 juni
1991).
- Op fiscaal vlak - bewijsstukken (2)
Artikel 315 van W.I.B. verduidelijkt dat de boeken en documenten op basis waarvan de belastbare inkomsten worden bepaald, moeten bewaard blijven in het kantoor, het agentschap, het filiaal of elke andere beroeps- of privé-ruimte van de belastingplichtige waar deze boeken en documenten werden bijgehouden, opgesteld of geadresseerd, tot het verstrijken van het vijfde jaar of van het vijfde boekjaar volgend op het belastbare tijdperk.
De Administraties van de directe belastingen en van de BTW, van de registratie en domeinen hebben evenwel steeds gedoogd dat de boekhouding zich ook voor beperkte tijd bij een derde kon bevinden, ..., om deze in staat te stellen de nodige formaliteiten inzake belastingen te vervullen.
Daarentegen kan het permanent bijhouden van de volledige boekhouding of een gedeelte ervan buiten de onderneming, de goede werking van de controlewerkzaamheden verstoren.
2.3. Voorafgaand onderzoek van een dossier - niet officiële werknota's - opzoekingen - intellectuele arbeid van de boekhouder
Voor zover de boekhouder, voor de eindverwerking van de gegevens van de cliënt, theoretische opzoekingen verricht of zelfs een eerste schets van zijn toekomstige prestaties maakt, kan dit werk beschouwd worden als zuiver theoretische en intellectuele arbeid waarop de cliënt geen bijzondere eisen kan laten gelden.
2.4. Misbruik van recht
Wat er ook van zij, de boekhouder moet eveneens zijn houding bepalen in functie van de omstandigheden en mag zich op geen enkele wijze ten aanzien van zijn cliënt schuldig maken aan rechtsmisbruik.
Er kan zelfs worden benadrukt dat bepaalde voorbereidende werkzaamheden een quasi officieel karakter kunnen krijgen, gezien de omstandigheden waarin de cliënt zich bevindt.
Zo bijvoorbeeld kunnen bepaalde voorbereidende stukken drie of vier maanden vóór de fiscale aangifte slechts een ondergeschikt belang hebben, maar één week voor de aangifte kunnen deze stukken een totaal verschillende betekenis gekregen hebben. Op dat ogenblik zou de retentie ervan een misbruik van recht kunnen inhouden in hoofde van de boekhouder.
Men dient steeds het juiste evenwicht in acht te nemen tussen enerzijds het voordeel voor de boekhouder van deze situatie en anderzijds de mogelijke schade die de cliënt kan lopen ten gevolge van deze situatie.
2.5. Andere extra legale argumenten tegen de uitoefening van het retentierecht.
Zoals vooraf gesteld, komt het retentierecht het meest voor in het kader van een betwisting van erelonen, die zelf het gevolg is van door de cliënt geuite verwijten naar de boekhouder m.b.t. zijn prestaties en vooral i.v.m. de eruit voortvloeiende -mogelijke of werkelijke - financiële gevolgen.
Het achterhouden van documenten is geenszins bevorderlijk voor hun, vaak al moeilijke, onderlinge relatie. Zelfs indien de ontevredenheid van de cliënt niet gegrond is , rekening houdend met het probleem dat aan de grondslag van hun dispuut ligt, kan deze, zoals hiervoor aangehaald, een rechtvaardiging vinden in de ernstige gevolgen die het weerhouden van documenten voor hem inhoudt : ambtshalve taxatie, bijzondere rekeningen, boetes ...
Het uitoefenen van enig retentierecht kan dus de aansprakelijkheid van de boekhouder in gedrang brengen. Desgevallend zal het instellen van een gerechtelijke procedure door de cliënt, de boekhouder bovendien nog een slechte publiciteit bezorgen.
2.6. Disciplinaire gevolgen
Naast de negatieve gevolgen voor de boekhouder, onafhankelijk van het BIBF, is het duidelijk dat de weerslag van dergelijk vonnis - soms vergezeld van zware dwangsommen - bovendien benadrukt dat het B.I.B.- lid in gebreke is gebleven t.a.v. de beroepsethiek van het Instituut.
Hierbij dient er bovendien aan herinnerd te worden dat voorafgaand aan ons ontwerp van plichtenleer, het begrip beroepsethiek reeds bestond doorheen de beroepsgebruiken en de algemene rechtsprincipes.
De stelling van de heer VAN HAUWAERT (W. VAN HAUWAERT - "Interférences des actions publiques et discipliniares" - R.D.P. 1970-71-p.479) zoals geciteerd in de "Manuel de Procédure pénale" van M. Franchimont, A. Jacobs en A. Masset (1989) onderstreept deze zienswijze (eigen vertaling) :
".... Meestal wordt de tuchtfout gevormd door een handeling of tekortkoming die een inbreuk uitmaakt op ongeschreven regels, van min of meer goed gevestigde tradities".
Overigens zoals de auteurs van de "Manuel de procédure pénale" vermelden (1989 zie supra), " ... dient in herinnering te worden gebracht, zoals het Hof van Cassatie stelde in zijn arrest van 30 september 1968 (Ps. 1969, I, 64) betreffende de Orde van Architecten, dat de deontologische regels van elk vrij beroep bestaan onafhankelijk van hun tekstuele vormgeving".
Naast de rol van Hoven en Rechtbanken, waarvan de beslissingen natuurlijk primeren boven deze van de disciplinaire organen, zijn de Nationale Raad en de Uitvoerende Kamers van ons Instituut een garantie voor de naleving van deze beroepsethiek.
Bron : Beroepsinstituut der Boekhouders en Fiscalisten (B.I.B.F.)